Produktivitas karyawan menjadi salah satu masalah kompleks yang harus dihadapi HRD. Apakah Anda salah satunya? Jika iya, maka aplikasi absensi bisa menjadi salah satu solusinya mengingat absensi kerap jadi masalah utama.
Skala perusahaan yang cukup besar atau jenis bisnis yang mengharuskan karyawan absen tidak dengan mesin absensi kantor cukup membuat pekerjaan HRD jadi berat. Aplikasi untuk absensi sangat membantu, tapi juga tidak bisa dipilih sembarangan. Cek kriteria aplikasi terbaiknya.
Kriteria Aplikasi Absensi Wajib Diperhatikan Sebelum Membeli
Saat berencana membeli software atau aplikasi khusus absensi, sebagai tim HRD Anda harus berhati-hati. Banyak aplikasi yang ditawarkan namun setelah digunakan justru menimbulkan kekecewaan.
Baik itu karena fiturnya yang tidak lengkap atau justru banyak kendala saat menggunakannya. Menghindari hal itu, Anda bisa cek dulu apa saja kriteria yang perlu diperhatikan sebelum membeli berikut ini.
1. Keakuratan dalam Melacak Karyawan
Posisi dan keberadaan karyawan menjadi krusial, contohnya ketika terdapat agenda meeting di luar kantor. Apakah karyawan datang ke tempat meeting tepat waktu akan menjadi salah satu poin penilaian. Anda juga bisa terhindar akan kecurangan yang dilakukan karyawan karena mereka harus input absensi sesuai lokasi yang ditentukan.
Disinilah aplikasi absensi wajib memiliki kemampuan yang akurat dalam melacak posisi tersebut. Jika GPS sering bermasalah tentu akan mengganggu penilaian Anda. Adanya fitur selfie juga bisa membantu supaya Anda lebih yakin akan keberadaan karyawan.
2. Memiliki Fitur Mengelola Cuti dan Lembur
Jam kerja karyawan sangat mempengaruhi kinerjanya, hal ini juga yang harusnya termasuk dalam fitur aplikasi. Sebuah aplikasi sebaiknya bisa mencatat secara khusus apakah karyawan mengambil cuti atau lembur.
Khususnya jika perusahaan menerapkan peraturan strict seperti ketika seketika seorang karyawan hanya diperbolehkan lembur 3 jam. Adanya fitur ini juga akan membantu Anda untuk perhitungan yang akurat.
Tentu Anda tidak ingin bukan salah menghitung tambahan uang lembur karyawan setiap bulannya. Hal ini juga bisa menguntungkan karyawan karena mereka tidak akan dirugikan dari kesalahan pencatatan.
3. Sistem Keamanan yang Baik untuk Terhindar dari Pelanggaran
Keamanan sebuah aplikasi juga jadi salah satu kriteria yang sangat penting. Keamanan ini akan berhubungan dengan apakah hasil absensi yang akurat akan diterima. Sistem keamanan yang buruk akan membuat karyawan bisa menyalahgunakannya.
Misalnya dengan memanfaatkan fake gps sehingga seolah-olah mereka sudah berada di lokasi. Selain aman digunakan karyawan, juga menghindari adanya pencurian data-data pribadi karyawan perusahaan dari pihak ketiga.
Pada bagian ini, Anda harus mencari mana aplikasi kredibel yang dapat digunakan. Apalagi data karyawan bukan hanya di tingkat paling bawah tetapi juga manajemen yang memiliki wewenang khusus.
4. Sudah Tersambung dengan Sistem Payroll
Berhubungan dengan masalah lembut, cuti dan kehadiran. Aplikasi juga sebaiknya sudah terhubung dengan sistem payroll. Tujuannya juga agar tidak ada kesalahan dalam menghitung gaji seorang karyawan yang harus diterima setiap bulannya.
Belum lagi jika karyawan tersebut memiliki kinerja baik dan banyak prestasi sehingga terdapat bonus yang akan didapatkan. Contohnya pada karyawan marketing atau sales yang bisa mencapai lebih dari target sehingga mereka pun perlu mendapatkan bonus.
Nah, sistem absensi ini bisa memudahkan Anda tahu apakah benar kinerjanya sudah bagus dan bisa memperoleh bonus yang dijanjikan.
5. Memiliki User Interface yang Simpel
Kriteria selanjutnya adalah soal tampilan aplikasi. Anda wajib mencoba mengoperasikan aplikasi sebelum membeli. Pasalnya setiap aplikasi memiliki rancangan berbeda dan seharusnya mudah untuk digunakan. Apakah mudah untuk Anda menemukan menu-menu yang dibutuhkan.
Mobilitas yang tinggi membuat Anda pun mencari aplikasi dengan tampilan simpel. Anda pun tidak perlu belajar terlalu lama untuk menggunakan aplikasinya. Khususnya soal bagaimana cara Anda bisa mengintegrasikan data absensi dengan data-data lain yang berkaitan.
6. Minim Masalah Pemeliharaan
Kerusakan atau masalah yang muncul pada aplikasi adalah hal yang lumrah. Bahkan mesin finger print absensi saja bisa rusak. Setidaknya tingkat kerusakan yang muncul ini sangat minim sehingga Anda tidak akan bermasalah terlalu lama dengan absensi.
Belum lagi soal biaya pemeliharaan yang seharusnya tidak membuat pengeluaran perusahaan menjadi bengkak. Aplikasi perlu memiliki update dari developer secara rutin sehingga semua fitur fiturnya terbaru. Jika terdapat masalah teknis pun, costumer service dari penyedia mudah dihubungi dan solutif.
7. Fitur Catatan Khusus Bagi Karyawan
Tidak semua aplikasi memiliki fitur ini. Alangkah baiknya jika Anda bisa membeli aplikasi dengan fitur tambahan catatan yang bisa dilakukan oleh karyawan. Catatan ini berfungsi untuk mempermudah karyawan memberikan alasan ketidakhadiran atau keterlambatan.
Jadi ketika mereka kesulitan untuk menghubungi HRD, karyawan bisa membuat catatan melalui aplikasi. Jika perlu bisa melampirkan foto sebagai bukti akan lebih baik.
Inilah kriteria software atau aplikasi khusus absensi yang perlu diperhatikan tim HRD. Jangan sampai salah pilih karena bisa menjadi masalah tambahan yang cukup memusingkan.
